Nyt ApS: ejerbog, ejerregister og reelle ejere de første uger

Rækkefølgen for et nyt ApS

1. Stiftelsesdokumentet underskrives. Selskabet skal registreres eller anmeldes til registrering hos Erhvervsstyrelsen senest 2 uger efter underskriften, og mindst 25 % af kapitalen, dog mindst 20.000 kr., skal være indbetalt (selskabslovens § 40, stk. 1 og 2).
2. Ejerregistret, senest ved registreringen. Kapitalejere med mindst 5 % af kapitalen eller stemmerne registreres senest samtidig med selskabet, eller det registreres, at der ingen er (§ 58, stk. 1).
3. Ejerbogen, hurtigst muligt efter etableringen. Ledelsen opretter en fortegnelse over samtlige kapitalejere (§ 50, stk. 1).
4. De reelle ejere, hurtigst muligt. Selskabet indhenter oplysninger om de fysiske personer, der i sidste ende ejer eller kontrollerer det, og registrerer dem i Erhvervsstyrelsens it-system (§ 58 a, stk. 1 og 3).

Hvad ejerbogen skal indeholde (§ 52)

• hver kapitalejers samlede beholdning af kapitalandele
• kapitalejerens og en eventuel panthavers navn og bopæl, for virksomheder navn, CVR-nummer og hjemsted
• dato for erhvervelse, afhændelse eller pantsætning og kapitalandelenes størrelse
• de stemmerettigheder, der hører til kapitalandelene

Ejerbogen skal være tilgængelig for offentlige myndigheder og føres inden for EU/EØS (§ 51, stk. 1). I et ApS skal den også være tilgængelig for enhver anpartshaver (§ 51, stk. 6).

Virk eller jeres egen ejerbog

Ejerbogen kan føres ved at registrere oplysningerne i Erhvervsstyrelsens it-system (§ 50, stk. 2). Den kan også føres af selskabet selv, så længe den rummer det, § 52 kræver. Læs mere om valget i guiden til digital ejerbog.

Efter de første uger

• Ejerskifte og pant: den nye ejer eller panthaver skal give selskabet besked senest 2 uger efter (§ 53, stk. 1), og selskabet fører det ind i ejerbogen.
• Betydelige kapitalposter: når en ejer når eller ikke længere når en grænse fra 5 % og op, skal ejeren give besked senest 2 uger efter (§ 56), og selskabet registrerer ændringen hurtigst muligt (§ 58, stk. 2). Se ejerregistret på Virk.
• Reelle ejere en gang om året: selskabet undersøger mindst én gang årligt, om oplysningerne har ændret sig, og fremlægger resultatet på mødet, hvor årsrapporten godkendes (§ 58 a, stk. 4).

Senere: når medarbejdere skal være medejere

Mange nye selskaber vil på et tidspunkt give nøglemedarbejdere en andel i værdien. Det sker typisk med warrants, og en ejerbog, der er ført fra starten, gør det lettere at holde styr på, hvem der ejer hvad, når det sker. Læs warrants-guiden.

Sådan hjælper Aksido

Aksido fører ejerbogen gratis med de oplysninger, § 52 kræver: beholdning, navn og bopæl eller hjemsted, datoer og pantsætninger. Registreringen i ejerregistret og af de reelle ejere på Virk laver I fortsat selv.